Er bestaat geen kant-en-klaarmaaltijd om veranderhonger te stillen

OOSTERBEEK - Het klinkt zo aantrekkelijk. Een gestandaardiseerd verbetertraject. Heldere doelen voor ogen, strategie bepaald, verantwoordelijkheden verdeeld. Totdat deadlines dichterbij komen, de stress toeslaat, de uitvoering blijkt te haperen, er geen zicht meer is op het beoogde resultaat en alle energie wegvloeit. Op die momenten blijkt dat veranderen en verbeteren altijd een continu maatwerkproces is. Het vraagt onder meer om een open houding, goede gesprekken en voortdurend aanpassingsvermogen.

Er worden nog altijd heel wat voorgestructureerde modellen en stappenplannen aangereikt als standaardoplossing voor verandering. Ik noem ze altijd ‘kant-en-klaarmaaltijden’. De eerste happen smaken prima, maar al snel verslappen genot en aandacht. Voor je het weet schuif je het bord van je af. Over tot de orde van de dag.

Knelpunten boven tafel

Gestandaardiseerde verbetertrajecten smaken dus net zo. De directie schotelt de doelen en het plan voor, waarna iedereen enthousiast aan de slag gaat. Maar na verloop van de tijd ontstaan de eerste scheuren en hoor je ‘Geen tijd’, ‘Dit komt nooit goed’ en ‘Waarom doen we dit eigenlijk?’. Betrokkenheid van de mensen die de daadwerkelijke verandering moeten volbrengen haken af en vallen terug op standaardroutines. De altijd weer unieke, onderliggende feitelijke én emotionele knelpunten blijven echter onderbelicht. Terwijl we juist deze moeten kennen en begrijpen om een doorbraak te creëren, waarmee de ingezette verandering weer voort kan gaan. Dat is altijd maatwerk. Een kant-en-klaarmaaltijd om veranderhonger te stillen bestaat dus niet.

Voortschrijdend inzicht benutten

Vijftien jaar werken in de levensmiddelenindustrie heeft mij geleerd: de enige verandering die echt werkt, is continue verandering. Onderweg wordt immers voortdurend nieuwe kennis en ervaring opgedaan. Niet alleen door directie en management, maar juist door de mensen die in de dagelijkse operatie en werkprocessen veranderingen daadwerkelijk moeten doorvoeren. Hoe kun je van hen verwachten dat zij zich conformeren aan de starheid van een standaardaanpak? Maatwerk op basis van voortschrijdend inzicht - dat nog te vaak als zwaktebod wordt gezien - is het belangrijkste element om vooraf gestelde veranderdoelen daadwerkelijk te bereiken.

Kwetsbare opstelling, open gesprekken

Let wel, de doelen moeten van meet af aan helder zijn en blijven. En onderweg mag er geen ruimte ontstaan voor eigen interpretaties. Maar de af te leggen weg naar die gestelde doelen moet wél bespreekbaar blijven voor alle betrokkenen. Bij de start, maar zeker ook op frequente basis tijdens de voortgang. Het gaat dan niet alleen om het gekaderd evalueren van de ‘harde’ inhoudelijke zaken als planning, budget en tussentijds geboekte resultaten, maar zeker ook om het creëren van een vertrouwde setting. Zodat directie, management en mensen in de operatie zich kwetsbaar durven op te stellen. En gesprekken kunnen gaan over persoonlijke en gezamenlijke gevoelens als twijfel, angst en zelfs onvermogen.

Nieuwe energie, gezamenlijke verantwoordelijkheid

Met zo’n aanpak op maat verschuift de focus dus van de inhoud naar de essentiële, ‘zachte’ randvoorwaarden. De echte knelpunten - denk aan onzekerheid, vrijblijvendheid en weerstand - komen boven tafel en kunnen worden opgelost. Ze zullen plaatsmaken voor nieuwe energie, flexibele groepsdynamiek, gezamenlijke verantwoordelijkheid en de bereidheid om elkaar onderling waar nodig te helpen. Waarmee de weg naar de gezamenlijk gedragen doelen weer volledig openligt.

Door: Marcel Aardenburg, Principal ARV Group

Voortschrijdend inzicht is misschien wel het belangrijkste

element om vooraf gestelde doelen te bereiken

 Bron: ARV Group - partner FoodPro Network